Bila kita membicarakan “Change Management” sering kali sangkaan kita bahawa ianya melibatkan perubahan dari segi kakitangan, struktur dan pelbagai lagi andaian yang kebarangkaliannya ada asas dan sememang nya perlu. Namun jika dinilai dari segi keberkesanan ianya jauh lebih besar dan mendalam dari perkataan “change” itu. Apa jua yang ingin dilakukan perkara yang paling asas dalam hal hal sedemikian dan apa jua yang bakal dilakukan adalah komunikasi.

Saya amat tertarik dengan tindakan tindakan yang dilakukan oleh beberapa tokoh atau Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) seperti Lou Gestner, Lew Platt, Jim kilt dan ramai lagi tokoh yang melakukan perubahan dengan drastik dan dapat menagani pemasalah syarikat sehingga membawa kembali syarikat tersebut ke mercu kejayaan.

Sepertimana yang dipetik dari buku “You’re in charge – Now what” hasil penulisan Thomas J.Neff dan James M Citrin mereka mengariskan 8 perkara pokok yang diambil dan dilakukan oleh tokoh tokoh ini bagi mendepani pemasalahan syarikat dan seterusnya melonjak keluar dari kemelut yang dihadapi.

Dalam penulisan tersebut kerap kali mereka menyatakan bahawa kunci kepada segala perubahan ini adalah perkara yang paling asas iaitu komunikasi. Jika dibandingkan dengan budaya kita kebanyakan dari kalangan kita merasakan bahawa kita perlu tapis dan menyimpan ini supaya ianya tidak diketahui kerana demi menjaga reputasi dan nama. Sememangnya tidak semua perkara perlu didedahkan namun jika kita terus menyembunyikan dari kakitangan kita terutamanya maka ia akan mewujudkan pelbagai sentimen ketidak selasaan, risau, masa depan tidak menentu dan pelbagai lagi tanggapan dan andaian yang bermain dibenak pemikiran mereka.

Oleh yang demikian, suka atau tidak perkara pertama yang harus dan amat wajar dilakukan oleh para pemimpin adalah berkomunikasi, berkomunikasi dan terus berkomunikasi. Sebagai langkah perlaksanaan maka beberapa perkara perlu diambil perhatian agar ianya membantu dan memberi impak kepada pemimpin.

Diantara garis panduannya adalah :

• Kenali dahulu audien anda agar anda boleh menyelaraskan mesej dan sesuaikan dengan keadaan dan latar belakang mereka serta perlu mengetahui apa kah perkara yang menarik perhatian mereka. (What they care about)
• Wujudkan cerita cerita yang sesuai serta dapat mereka fahami lantaran menjurus kepada hubungan emosional mengenai mereka dan jelas dengan apa yang anda sampaikan.
  Komunikasi yang berkesan adalah mengenai penyediaan ruang dalam erti kata seperti kaedah menang-menang (Win win) dan juga “give and take”, dimana idea kakitangan diterokai, disusun kembali sebelum ianya diadaptasi untuk mencari penyelesaian.
• Gunakan lah komunikasi ini dalam pelbagai forum atau format contohnya seperti menggunakan email, intranet, memo, perbincangan dalam kumpulan kecil dan pelbagai cara lagi yang berkesan.
• Dalam suasana krisis, maklumat perlu disalurkan secepat mungkin. Pengesahan dan akur dengan kesahihan cabaran adalah pemangkin kepada kredibiliti pemimpin. Pemimpin juga perlu bertindak seperti “shock- absorber” dimana dia perlu menyerap apa jua situasi lebih lebih lagi dalam keadaan yang tidak menentu serta keadaan kakitangan yang inginkan kestabilan.
• Peka lah terhadap apa jua signal yang anda salurkan, kerana setiap gerak langkah anda atau gerak geri anda menjadi perhatian dan setiap komunikasi, cara anda berpakaian, masa anda, bentuk dan cara anda berkomunikasi/ berinteraksi bakal mencorakkan transformasi budaya dalam syarikat.
• Jika anda berfikiran bahawa anda pelru mengetahui dan boleh menjawab segala persoalan lebih lebih lagi dalam soal pemasalahan ketika krisis maka ianya adalah pemikiran dan pendekatan yang salah sama sekali. Disaat ini lah anda perlu lebih banyak mendengar, mengambil catatan apa jua pandangan dan kemudian dikaji semula yang mana boleh diguna pakai kemudian dalam tata cara menganangani pemasalahan. Apa jua yang anda lakukan menjadi perhatian orang orang disekeliling anda. Jika apa yang disarankan ini anda tidak melakukannya maka besar kemungkinan anda akan kehilangan kredibiliti dan kepercayaan.
• Sebolehnya dapatkan maklumat secara langsung dari kakitangan anda dan mereka mereka yang menjalankan tugas dibidang masing masing sekali pun kadang kala ianya mengambil masa yang lama namun apabila ianya berhasil tambahan jika anda memasukkan sebahagian dari pandangan mereka maka secara tidak langsung ianya akan memantapkan kredibiliti, kepercayaan dan keyakinan pemegang saham dan lain lain nya terhadap anda.

Satu perkara yang perlu diberi perhatian adakalanya terlalu banyak perubahan pada satu satu masa juga boleh melunturkan budaya sedia ada dan kadang kala memusnahkan si pembawa perubahan tersebut. Dengan itu ada baiknya kita merancangkan bagi menentukan rentak dimana kita menilainya setiap masa akan tahap tolerensi syarikat dalam menghaungi arus perubahan ini.

Menerajui, mengambil alih dan melaksanakan perubahan merupakan sesuatu yang cukup penting dan cabaran yang amat besar lagi bermakna serta memerlukan keperihatinan, jati diri yang tinggi penuh dengan kecekalan dan kekuatan dari pemimpin tersebut. Jika ini telah berjaya dilakukan maka usaha seterusnya adalah menilai kembali dan bagaimana mencorakkan usaha mengembeling tenaga kearah peningkatan produktiviti pula sama ada dengan ketua anda dan juga kakitangan anda.